Les 5 phases essentielles de la transformation d’une organisation achats #5

5 – Pilotez, mesurez, c’est gagné !

5ème et dernière phase du projet, afin d’éviter une des causes majeures d’échec de ces transformations, nous recommandons la mise en place d’un pilotage de l’organisation achats.

Ce pilotage reprend naturellement les éléments liés à la feuille de route mais doit aussi savoir informer les parties prenantes des bénéfices de cette transformation. Il faut très vite créer ce dispositif au risque de ne pas être VISIBLE. Et si vous ne mesurez pas, vous ne vous améliorez pas !

Pour vous aider dans cette difficile mise en place, et mesurer de manière dynamique, simple et rapide vos données, nous avons développée Okaveo la première application de pilotage d’une organisation achats : www.okaveo.com.




Les 5 phases essentielles de la transformation d’une organisation achats #4

#4 – Co – mmu – ni - quez !

Autre difficulté rencontrée sur le terrain : les acheteurs sont de piètres communicants ! C’était souvent vrai par le passé, ça l’est moins aujourd’hui grâce à l’arrivée d’une nouvelle génération, mais aussi à l’aide de nouveaux outils : communautés, digital, réseaux … C’est essentiel, le directeur achats doit construire un plan de communication pour s’adresser aussi bien aux acteurs internes qu’aux fournisseurs de l’organisation.

Ce plan doit répondre aux questions suivantes : quelle cible (les personnes, les fonctions que je souhaite toucher) ? Quel message ? Quel support de communication ? À quelle fréquence je communique ?

Une fois ce plan construit, il doit être suivi rigoureusement et méthodiquement.




Les 5 phases essentielles de la transformation d’une organisation achats #3

#3 – Être méthodique et raisonnable pour obtenir des succès rapides


À la suite des deux premières phases de constat et d’ambition déclarée, il est temps de passer à l’acte : c’est l’exécution de la feuille de route. Les différents jalons sont précisés, le calendrier est partagé et les différents acteurs concernés sont prévenus de leurs contributions. La présentation de cette feuille de route doit être un moment fort du projet. Il est nécessaire d’entraîner l’ensemble de l’organisation dans cette transformation. Mais ce passage à l’acte doit être méthodique : toutes les parties prenantes doivent être rigoureuses et exemplaires dans la mise en œuvre. Quant aux objectifs, ils doivent être réalistes. L’expérience de terrain de Crop and co nous a démontré que les succès rapides sont essentiels pour la réussite du projet. En effet celle-ci passe, au-delà du premier cercle des convaincus, par l’ensemble des acteurs concernés. Il est donc important d’obtenir avec eux et pour eux les premiers succès rapidement.

 

La performance achats ainsi obtenue rend visible l’organisation. C’est cette performance qui donne une légitimité à la mise en place d’un tel projet de changement.




Les 5 phases essentielles de la transformation d’une organisation achats #2

#2 -  Définir une ambition commune pour construire un projet partagé 

Autre écueil souvent rencontré dans un projet de transformation des achats : le manque de vision du projet, qui n’est pas toujours un projet d’entreprise ou d’organisation. Trop souvent les directions achats ne disposent pas d’une feuille de route claire. Il est pourtant crucial de mobiliser toute l’organisation autour d’objectifs précis avec une vision appuyée par la direction générale. En effet, quelquefois nous avons besoin de performance économique, d’autrefois c’est l’innovation qui est attendue ou bien encore la gestion des risques et l’amélioration qualité. C’est à travers l’ambition de l’organisation que se dessine l’organisation achats. À partir de cette ambition, le projet est dessiné et l’organisation achats peut être mise en œuvre. La direction générale est alors un soutien fort du projet de transformation.

La feuille de route doit indiquer dans le détail, sur les 12 à 18 mois à venir, les principales échéances de la transformation. Elle doit permettre d’associer l’ensemble des acteurs concernés mais aussi de démontrer la capacité de l’organisation achats à délivrer les résultats attendus.