Grands comptes
Savoir-Faire

Confrontés à une concurrence soutenue et permanente, la maîtrise des achats constitue souvent un levier majeur pour accroître les bénéfices
ou simplement maintenir la profitabilité et permettre l’innovation.

La fonction achats existe mais ne joue pas toujours le rôle attendu; il est vital pour ces organisations de créer le deuxième souffle.

Les achats doivent impulser les nouveaux comportements et développer les meilleures pratiques afin d’ exploiter toutes les capacités disponibles.

NOS EXPERTISES :

  • Projet Achats
  • Développement des pratiques
  • Séminaires et coaching achats
  • Formations achats


 


Cas clients

 

Télécharger le pdf

Contexte

Secteur /Métier
Santé

Contexte/ Situation
Le siège mondial a confié les flux de courriers internes et externes ainsi que les activités de « soft facility management » (aménagement des salles de réunion, différents petits travaux, …) à un prestataire en place depuis 4 années. Le contrat arrive à son terme, et un appel d’offres doit être conduit.



Défi confié à Crop and co

La direction des achats de Sanofi pasteur souhaite ajuster efficacement son cahier des charges tout en intégrant une démarche structurée dans sa rédaction afin de dégager des économies substantielles (>10%) et d’améliorer la qualité de la prestation.

 

Mission

Afin de mener à bien cette mission nous avons suivi la méthodologie détaillée ci-dessous :

Le choix du fournisseur est effectué trois mois après le début de la mission.
Pour réaliser ce cahier des charges et engager de nouvelles démarches permettant une plus grande implication des fournisseurs dans la recherche de solution, nous déployons tout d’abord une analyse de la valeur du service courrier puis nous réalisons le cahier des charges avec l’aide des fournisseurs avant de dérouler un processus d’appel classique.

 

Résultat

Les livrable de la mission sont les suivants :



- un cahier des exigences (fonctionnel) issu de l’analyse de la valeur et du benchmark réalisé

- un cahier des charges (technique) issu du travail en commun avec les fournisseurs

- une décomposition des coûts de la prestation de service
- une synthèse globale de la consultation accompagnée de la synthèse de chacune des offres

- une recommandation pour le choix du fournisseur après résultat des négociations



Pour des raisons « politiques » propres au site et de dépendance du fournisseur en place, celui-ci a été conservé avec la mise en place d’un plan de progrès et de développement en dehors de l’entreprise. Le gain économique récurrent de cette démarche est de 18% par an.
Pour information la meilleure offre, en tout point recevable, offre un gain économique récurrent de 32% par an.

 

 

Télécharger le pdf

Contexte

Secteur /Métier
Santé



Contexte/ Situation

Après quelques années de promotion intense auprès de ses clients internes, la direction des achats récolte le fruit de son effort et se trouve sollicitée sur de nombreux projets au point de ne plus pouvoir assurer la totalité des activités.



Défi confié à Crop and co

Le directeur des achats souhaite animer une dynamique de formation à partir des ressources internes pour compléter les initiatives individuelles de formation.

 

Mission

Nous initions une démarche de développement de compétences collectives au travers d’un dispositif baptisé l’Université Achats (Sanofi Pasteur Purchasing University). Cette démarche s’articule autour de 3 dimensions : la mise en place d’un dispositif de knowledge management, l’animation du réseau d’acheteurs et l’organisation d’ateliers pour développer l’apprentissage collectif. Nous sommes aujourd’hui dans la troisième édition.

Nous proposons un cheminement collectif en plusieurs étapes afin d’améliorer la performance ensemble. 

En 2006, les ateliers permettent de partager le constat des dysfonctionnements et de les formaliser. Nous accompagnons sanofi pasteur pour concevoir les modules de formation ainsi que la formation des formateurs.

Les Ateliers 2007 ont donné l’opportunité au groupe de définir des pistes d’amélioration dans un cadre collectif et d’identifier les ressources nécessaires. Crop and co développe un programme d’apprentissage collectif centré sur la gestion du temps dans la mise en œuvre de la fonction achats. Les apprenants identifient collectivement les pistes d’amélioration de la performance de leurs actions.

Nous concevons, adaptons et déployons le programme en France et en Amérique du Nord. En 2008, les managers élaborent une évolution de l’organisation qui conduit à travailler sur le déploiement des nouvelles orientations en renforçant les compétences sur la gestion de la relation fournisseur et le management. Les managers renforcent leur savoir faire managérial pour « faire faire » et les acheteurs renforcent leur métier sur de nouvelles pistes pour que l’ensemble de l’organisation acquière un niveau de maturité supérieur et gagne en performance.

Pour réaliser les ateliers, nous opérons en plusieurs étapes : 


- Collecter les attentes auprès des employés du service achats, quelque soit le poste, à l’aide d’un questionnaire administré à distance


- Concevoir le déroulé des ateliers par métier qui intègre le partage nécessaire entre plusieurs profils (ex : deux jours d’ateliers pour les acheteurs dont une demi-journée avec les managers et une demi-journée avec les assistantes)


- Concevoir l’animation et les supports

- Réaliser les ateliers


- Consolider des données de sortie pour les différents profils (acheteurs, assistantes, …) et faire un bilan qualité des ateliers.

L’ingénierie pédagogique est réalisée en co-conception. Les ateliers sont co-animés pour partie. Le suivi qualité des formations est réalisé par Crop and co. La préparation démarre 4 mois avant la réalisation des premiers ateliers et l’animation est étalée sur 3 à 4 mois.

 

Résultat

Les livrables sont constitués d'une mission d’accompagnement pendant les phases de co-conceptions. Au cours de cette période, nous apportons la créativité nécessaire pour concevoir un dispositif attrayant (« sexy ») qui motive les participants. Les livrables liés au dispositif concernent les supports de formation, les documents administratifs et formulaires d’évaluation de qualité. Au terme de chaque atelier, nous livrons un document de synthèse sur les résultats des ateliers incluant une recommandation. L’organisation achats renforce son unité d’action, et les acheteurs progressent individuellement par l’apprentissage

 

 

Télécharger le pdf

Contexte

Secteur /Métier
Tourisme, loisirs



Contexte/ Situation

La direction achats du Club Méditerranée compte 80 acheteurs qui opèrent auprès des 70 villages dans le Monde entier. Une articulation entre les acheteurs, les logisticiens et les approvisionneurs doit chercher de nouveaux repères pour procurer plus de valeur à l’entreprise grâce à un portefeuille de fournisseurs dynamiques et innovants.
Les équipes sont localisées sur les 5 continents pour opérer au plus près de leurs clients internes que sont les chefs de village.

Défi confié à Crop and co
La direction achats ne souhaite pas rester en marge, son directeur décide de lancer une réflexion avec les managers pour définir la « roadmap » pour les 18 à 24 mois prochains.

 

Mission

Nous animons le séminaire de réflexion de 4 jours qui réunit 12 managers autour du Directeur des achats. Ce moment est l’opportunité de faire un autodiagnostic sur la maturité de la fonction achats de manière à la positionner face aux enjeux qu’elle doit relever pour le groupe. Au terme de cette réflexion, les grandes orientations de la Roadmap 2008-2009 sont avancées et le processus de transmission vers les équipes est esquissé.

La solution consiste à mettre en œuvre un parcours de formation pour chacun des groupes métiers (acheteurs, logisticiens). Au cours d’un premier module, nous réunissons les 80 acteurs pendant 4 jours au cours desquels nous dosons les périodes d’apprentissage individuel et les séquences d’apprentissage collectif. Dans le cadre des travaux collectifs, le groupe rédige une « roadmap » détaillée qui permet une action achats synchronisée au sein de l’entreprise.
Au vu des apprentissages, chaque acteur rédige son plan d’actions individuel en cohérence avec les orientations d’ensemble.

Ces plans sont envoyés sous forme de rappel à des dates programmées pour garder sous tension les vives initiatives identifiées en fin de première session.

Une dernière session permet de compléter la formation sur des pratiques qui demandent à être renforcées et/ou pour des outils qui sont adaptés aux ambitions que veulent relever acheteurs et logisticiens. Le dispositif de suivi de transposition est à nouveau mis en oeuvre pour garder l’élan jusqu’au prochain séminaire collectif .

Dans la phase initiale, nous accompagnons la réflexion du comité des managers pour identifier les besoins en terme de formation pour les équipes achats.

La réflexion en profondeur confirme la réorganisation en cours et nous permet d’identifier les thèmes de formation.

La réunion des 80 personnes, alternant formations (plusieurs groupes en parallèle) et travaux de groupe permet de prendre conscience des enjeux et de partager la vision. Ensuite, les collaborateurs contribuent directement à l’élaboration de LEUR « roadmap » pour les mois à venir. Individuellement, chacun trace ses objectifs qui font l’objet d’un suivi régulier. Les managers sont impliqués dans l’animation des séquences collectives.

Le programme se déroule sur 9 mois et le prochain cycle est déjà programmé

 

Résultat

Dans la première étape nous apportons un modèle de maturité des organisations achats en éclairant les bonnes pratiques dans plusieurs domaines. Nous déployons une méthode pour accompagner la réflexion devant conduire à identifier la « roadmap ». En ce qui concerne le parcours de formation, nous co-concevons les contenus et choisissons les techniques d’animation avec les managers du Club Méditerranée. Nous préparons les supports de formation.

 

 

Télécharger le pdf

Contexte

Secteur / Métie r
Exploitation de terminaux et quais portuaires dans le cadre de concessions

Contexte/ Situation
Le secteur portuaire National a été la cible de nombreuses évolutions en partie dû à la reforme entreprise par le Ministère de l’Équipement et du Transport. Ces mesures visent à rehausser le niveau de compétitivité des ports marocains aux standards internationaux en séparant les fonctions d’autorité et commerciale.

Défi confié à Crop and co
Marsa Maroc souhaite définir une politique d’achats globale mais également une organisation et des outils achats performants pour réduire les coûts et conserver ainsi de la compétitivité face à une concurrence émergente.

Mission

Nous déployons différentes étapes afin de répondre efficacement au besoin de Marsa Maroc.
Tout d’abord nous réalisons un diagnostic permettant d’observer et d’appréhender le fonctionnement de Marsa Maroc.
Nous réalisons ensuite une étude de Benchmark sur le mode d’organisation de la fonction achats des entités concurrentes présentes ou non sur le territoire.
Ces actions permettent d’établir des recommandations avec différentes solutions applicables à Marsa Maroc.
Nous établissons au préalable une phase de diagnostic à travers différents entretiens en interne et face aux fournisseurs. Les données chiffrées, les modes de fonctionnement de la structure sont analysés et viennent compléter ce bilan. A travers le Benchmarking de concurrents nationaux et internationaux nous observons des axes de progrès qui donnent lieu à des recommandations spécifiques. 
Fort de ces constats, nous recommandons les trois scénarios suivant : organisation mixte, organisation centralisée et organisation délocalisée. Chaque scénario est analysé sur des critères d’investissement, d’économie et de retour sur investissement afin d’adopter le scénario idéal.
Nous lançons alors le plan de déploiement

 

Résultat

Pour répondre aux exigences de Marsa Maroc nos consultants mettent en place les stratégies d’optimisation et de maîtrise des coûts. 
En mettant en relief les bonnes pratiques sur les axes de management comme la stratégie, les hommes, les pratiques, les fournisseurs, la communication, notre intervention génère une amélioration de la maturité de l’organisation achats.

 

 

Contexte

Secteur / Métie r
Parcs de loisirs

Contexte/ Situation
La direction achats de la Compagnie des Alpes souhaite optimiser ses achats de denrées alimentaires et de boissons sur l’ensemble des parcs en France, en Belgique et en Hollande. Cette famille d’achats à forte valeur ajoutée est stratégique en terme de coût, de qualité et d’image. La responsabilité incombe aux opérationnels mais également aux gérants de restaurant soucieux d’apporter une valeur ajoutée en terme de restauration.

Défi confié à Crop and co
La direction générale et achats décide de confier le projet d’optimisation des coûts dans un marché haussier où les industriels et distributeurs vont être mis à contribution pour relever ce challenge. Les accords groupe sont résiliés, la CDA renonçant ainsi aux remises rétrocédées.

Notre solution et organisation

La solution consiste en l’examen approfondi de la chaine approvisionnement (SRM). Le fichier de base des achats ne permettant pas de faire une consultation directe, nous avons entrepris une analyse des dépenses par parc, par famille et sous famille d’achats. Le besoin de chaque denrée alimentaire est vérifiée tant en terme de prix facturé réel quand terme de définition du juste besoin. Avec un panel de plus de 100 fournisseurs, l’analyse de toutes les opérations achats sont décryptées, les fournisseurs actuels sont évalués, les nouveaux produits ou produits modifiés sont identifiés en même temps que le sourcing. Les différents scénarios sont examinés: mono fournisseur par famille ou par lot versus un scénario multi fournisseurs. Le groupe projet doit rechercher les objectifs optimums : délais respectés, conformité des spécifications, changement des produits tenant compte des achats indirects: maintenance, logistique, reprise des invendus, satisfaction du consommateur.

Notre méthodologie et planning

Dans la première étape, nous apportons une définition précise des besoins, chaque référence est complétée, vérifiée en terme de prix et de coût d’achats, les spécifications techniques et réglementaires sont insérées dans un tableau de consultation avec l’ensemble des contraintes d’approvisionnement et de logistique de distribution. Nous créons une méthode comparative afin d’identifier les anomalies d’achats (doublons, écarts de prix, problème d’unité d’oeuvre etc..) Des économies d’échelle sont mises en évidence. Une fois le process achats identifié (définir ce que l’on veut), une analyse du marché est faite, les industriels et distributeurs sont recensés par famille d’achats, sous famille et par spécialité. Nous décidons avant appel d’offres de travailler par consultation sur la base de lots. Des fournisseurs entrant répondant aux exigences du cahier des charges technique sont consultés. Notre stratégie d’achat est ainsi organisée. Nous restons ainsi à l’écoute du marché actuel et les outsiders nous renseignent sur les évolutions des produits. Les produits non équivalents sont ainsi écartés lors du comparatif, les produits équivalents permettent d’identifier plus de 150K€ d’économie avant négociation. L’échantillonnage et les négociations sur plusieurs tours s’organisent.

Nos résultats et bénéfices

Les industriels jouent un rôle d’intégrateur par famille d’achats. Le panel fournisseur est réduit à 6 acteurs. Les économies sont de l’ordre de 200K€ par an. Une partie des achats est confiée aux opérationnels afin de leur laisser la liberté de choix et de négociation sur une liste pré définie par le client et par Crop and co. La recherche des objectifs optimums est atteinte, les variables de contrôle sont connus par le client afin que la qualité des produits demeurent toujours acceptable.

 



 


Références