Public
Savoir-Faire

Le secteur public est en pleine mutation. Après une prise de conscience largement impulsée par les gouvernements,nous mesurons les fortes évolutions en cours.

Dans un contexte nécessitant une parfaite maîtrise des contraintes, les organisations évoluent depuis le respect du CMP, et une vision très juridique vers une approche focalisée sur l’acte d’achats, les méthodes, les processus et les systèmes d’informations.

NOS EXPERTISES :

Notre offre Achats Public concerne plus particulièrement :

  • Les hopitaux
  • Les administrations et les collectivités territoriales
  • Les organisations concernées par l’ordonnance de juin 2005

 

NOS EXPERTISES :

  • Projet Achats
  • Plan d'Action Achats
  • Développement des pratiques
  • Séminaires et coaching achats
  • Formations


 


Cas clients

 

En 2013, dans un contexte de raréfaction des ressources financières, le directeur général des services, sous l’impulsion des élus, a lancé un projet de professionnalisation de la fonction achat.

Descriptif de la mission :

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Contexte

Secteur /Métier
Transport



Contexte/ Situation

Nous sommes référencés dans le panel de fournisseurs de formation depuis 2007. 
Les participants proviennent de toutes les entités après avoir passé avec succès les épreuves d’un concours d’accession.



Défi confié à Crop and co

SNCF souhaite renforcer son équipe achats par la venue de collaborateurs internes appartenant à d’autres fonctions de l’entreprise (vente, exploitation, …). Nous sommes sollicités pour concevoir et déployer un programme de formation destiné à des débutants dans le métier des achats (groupe de 45 personnes formées en même temps pendant une durée de plus de 40 jours étalés sur une période de 6 mois).

 

Mission

Notre projet de formation prévoit la conception et la réalisation des formations sur des contenus préétablis par la SNCF. La préparation des formations se fait en étroite collaboration avec l’équipe SNCF en intégrant les locaux du client à mi-temps.
Pour la réalisation de ce cursus qualifiant, nous avons conçu un dispositif innovant qui prévoit un démarrage sous forme d’une journée de conférence / team building. Cette journée est animée par un formateur et elle implique de nombreuses personnes de la SNCF y compris certains cadres dirigeants. L’esprit d’équipe est renforcé tout au long de la formation par l’animation de sorties communes. Les participants se retrouvent dans un cadre «universitaire» dépaysant pour accentuer la rupture afin de conduire le changement.



Nous utilisons les infrastructures d’exploitation de l’entreprise proches du lieu de formation pour faire une formation in situ. Ainsi, nous simulons une visite fournisseur. Le programme de formation fait l’objet d’un dispositif d’évaluation continue qui permet de piloter l’apprentissage. Des ajustements peuvent être décidés pendant la réalisation de la formation. Au terme de la formation, une évaluation finale permet de prononcer (ou pas) la qualification de l’apprenant.
Pendant la période de formation, nous mobilisons une personne pleinement dédiée au suivi administratif. Notre chef de projet assure le suivi du projet avec un comité de pilotage au travers de réunions mensuelles.

Le projet se déroule en 2 étapes : la conception du dispositif de formation et de contrôle jusqu’à la formation des formateurs qui opèrent en parallèle et l’animation des formations y compris la réalisation des évaluations.
Nos équipes de conception travaillent en très étroite collaboration avec la SNCF pour développer une formation efficace et efficiente pour l’entreprise. De nombreux contacts avec les équipes de formation permettent d’homogénéiser les contenus de formation et les méthodes pédagogiques.
Le projet fait l’objet d’un planning dont une mise à jour régulière permet d’assurer un bon pilotage de la mission de formation. La durée de la mission est de 12 mois entre les premières actions de conception et la clôture du projet.

 

Résultat

Les résultats de la prestation consistent à qualifier les 45 personnes de manière à leur donner accès à des postes d’acheteurs à pourvoir dans l’organisation achats du groupe.
Les livrables majeurs sont les supports de formation et de contrôle, les synthèses des notes sur la durée du programme, l’organisation de la période de transposition (projet dans l’entreprise sur 8 semaines), l’infrastructure d’accueil des stagiaires et la logistique associée.

 



 


Témoignages

 

 

 

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Quelques mots sur le CHU d’Amiens et votre fonction

Etablissement public qui combine soins, enseignement et recherche, le CHU d’Amiens regroupe plus de 120 métiers en son sein. Il comprend 9 pôles cliniques et médico techniques et 4 pôles de gestion, dont le pôle Investissements et Logistique qui concerne la fonction achats. Membre de différents groupements visant à améliorer la qualité des soins et le parcours des patients, le Centre Hospitalier Universitaire participe activement au Groupement de Coopération Sanitaire Union des Hôpitaux pour les Achats (GCS UNI HA) en coordonnant notamment les parties suivantes : appareils de radiologie mobile, fournitures et petits matériels de bureau, débordement des appels au SAMU, IPBX, arceaux chirurgicaux. Avec plus de 180 M€ d’achats (dont 65% de pharmacie) et plus de 1800 fournisseurs, le CHU d’Amiens démontre que l’achat est une fonction stratégique de l’hôpital. Mon rôle, au sein du CHU d’Amiens, est de coordonner les achats de l’établissement. Nous accompagnons ainsi les acheteurs dans leur démarche d’achat tant sur le plan méthodologique que juridique.

Pourquoi avoir fait appel à Crop and Co ?

La culture Achats dans un établissement hospitalier public est naissante. Nous avions besoin de poser un diagnostic sur cette fonction Achat, notamment une analyse de la maturité achats (niveau de connaissance et de sensibilisation à l’achat des acheteurs) et de réaliser une cartographie afin de faire ressortir nos principales caractéristiques d’achat. Nous avons donc lancé une consultation avec mise en concurrence, et Crop and co a été retenu. Ils offraient la meilleure adéquation qualité prix adapté à notre besoin.



Laquelle ?

Fonction stratégique de l’entreprise, l’achat est porteur d’une nouvelle dynamique. Crop and co nous a aidé à poser un diagnostic sur cette fonction achats et donc de déterminer le meilleur processus d’adaptation des compétences comme levier de l’évolution de la maturité achat du CHU d’Amiens. Leur analyse pertinente nous a permis, une fois l’état des lieux établit, de définir les interfaces Achat, les processus, qualifications et organisations et de préciser la politique Achat du CHU, en liaison avec le GCS UNI HA. Pour cela, un plan de formation et d’évolution des compétences a été mis en place.

Concrètement, comment cela s’est-il passé?

Lors de la phase de diagnostic, qui a duré 3 à 4 mois (fin 2008-début 2009), nous avons, tout d’abord, mis en place des entretiens en face-à-face entre Crop and co et la Direction Générale puis avec les acheteurs de l’établissement afin de mesurer la maturité Achats et avec leur assistance nous avons réalisé notre cartographie. Crop and co nous a alors proposé deux scénarios d’organisation achat. La Direction Générale en a choisi un en avril 2009, et dès septembre, un séminaire de lancement de projet a été mis en place, réunissant tous les acheteurs du CHU d’Amiens, afin de déterminer précisément les enjeux. L’idée était de faire prendre conscience qu’on faisait tous le même métier. Nous avons ensuite participé à des ateliers métiers (Bonnes pratiques, reporting, dossier achat, segmentation…). Tout cela a débouché sur un guide Achats, véritable outil de référence et un dossier Achats circulant que chaque acheteur doit instruire. Le rôle transversal de la direction des achats propose un accompagnement sur chaque dossier à la demande de l’acheteur.

Quel est le but final ?

Ajuster le fonctionnement hospitalier sur ses besoins réels plus que sur les différents acteurs. Nous avons aujourd’hui quitté la phase projet pour entrer dans une phase de développement. Mais nous sommes toujours en quelque sorte en phase d’apprentissage, certains interlocuteurs restant encore à convaincre. Les résultats sont positifs : sur 14 dossiers prioritaires, c’est à dire à fort enjeu, 7 ont déjà abouti.



Comment s’est déroulée la collaboration avec Crop and co ?

Très bien ! Leur discours est pertinent et pragmatique. Leur démarche s’inscrit dans la durée, et a été très respectueuse des différentes identités professionnelles. Ils font du cas par cas, s’adaptent facilement, sont à l’écoute et se remettent facilement en cause s’il y a lieu. Je suis convaincu que c’est la personnalité des intervenants de Crop and co qui a fait toute la qualité de la solution mise en place. Nous sommes très satisfaits de leur prestation dans un environnement collaboratif affirmé où Crop and co a su convaincre les différents acteurs, grâce à leur sens de la communication, à leur capacité d’écoute et de compréhension des univers métiers de chaque professionnel. 



Connaissiez-vous Crop and co avant cette collaboration ?

Je connaissais Fabrice Ménelot. Je l’avais rencontré en 2004 en tant qu’intervenant dans une formation Achats. Son discours était juste et réaliste, fondé sur la pratique et pas seulement sur la théorie. 



Referez-vous appel à Crop and co ?

Ce n’est pas d’actualité, mais si c’était le cas sans hésiter, sous réserve d’une mise en concurrence nécessaire à la réalisation d’un bon achat…

 

 





Quelques mots sur UNI HA, vous-même et la fonction achats?

Né en fin 2005, le GCS UNI HA est un groupement d’intérêt public dans le domaine du sanitaire. Les 52 hôpitaux qui font partie du GCS sont les plus importants de France. UNI HA travaille sur un modèle de coopérative en filières achats et sur la modernisation de la fonction achats à l’hôpital. Nous sommes dans le cadre des marchés publics, et notre spécificité est de toucher toutes les familles d’achats. Il faut savoir que nous sommes le premier réseau – en terme de chiffre d’affaires – d’achats publics en France.

C’est un système de 52 établissements autonomes, et parmi ces structures, une quinzaine sont coordinatrices achats sur une filière d’achats. Elles traitent alors les achats pour le compte des 52 autres, en faisant appel aux experts des différents établissements.

Le siège GCS UNI HA ne réalise pas les achats. Nous sommes une structure d’impulsion, de coordination et d’accompagnement. En travaillant sur la professionnalisation de la fonction achats, nous visons à générer des économies pour les hôpitaux.

Comment travaillez-vous avec ces structures?

On les réunit régulièrement en abordant des sujets transversaux, par exemple le calcul des gains, le système d’information, la mesure de la performance achats, ou le suivi des accidents qualité sur les marchés groupés, etc. Parfois on les accompagne sur des réunions fournisseurs.

Quelles sont vos préoccupations achats actuellement?

Faire comprendre qu’être acheteur à l’hôpital n’a rien de spécifique. Les achats sont les achats.

Historiquement, l’acheteur public a une stratégie achats qui repose sur l’accomplissement de la procédure, si possible sans référé. Bref, c’est une approche de procédure juridique.

Aujourd’hui, la partie juridique n’est qu’une petite partie du processus achats. Ça ne peut pas résumer le métier d’acheteur. Il faut donc s’éloigner de cette approche par ailleurs dévolue à des experts.

À travers des séminaires, on crée des espaces de concertations communes. Les directeurs de services économiques (DSE) deviennent des directeurs achats. Ce sont des gens éclairés qui attendent de confronter leurs idées et de les partager avec d’autres, d’identifier les points de convergence qu’ils vont pouvoir se réapproprier pour le compte et dans le cadre de la culture de leur propre établissement. Par exemple des plans de formation, ou, comment créer des fiches métier à l’hôpital alors qu’il n’existe pas de “statut” acheteur, etc.

Nous devons être des apporteurs d’idées, ce qui veut dire qu’il faut savoir en chercher ailleurs aussi, en regard des problématiques actuelles. Nous devons favoriser par des apports extérieurs la notion de direction achats, avec l’idée de travailler ensemble. Nous travaillons sur la prise de conscience et les ressources humaines, notamment avec l’équipe Crop and co.

Vous avez fait appel à Crop and co dans cette optique?

Nous avions l’objectif d’organisation d’un séminaire en juin de cette année et nous souhaitions des compagnons de route et des apports extérieurs. Nous étions à la recherche d’un état d’esprit dynamique en phase avec le nôtre. Ce qu’on a trouvé intéressant chez Crop and co, c’est leur capacité à porter des projets avec un volet très opérationnel.

Comment est née la collaboration avec Crop and co?

Nous les avons rencontrés en avril à la conférence HA. Le thème de la “communication et performance” nous a intéressé et le contenu nous a séduit. Il y avait des messages clés et des pistes intéressantes. Nous leur avons demandé de nous accompagner sur ce séminaire et de nous aider pour le prochain.

Comment s’est déroulée cette intervention?

Nous avons eu le retour d’une image dynamique et professionnelle qui a aidé à faire réfléchir et à passer des obstacles, tels que la cartographie. C’est le volet opérationnel qui s’est très bien passé. Il y avait une pédagogie dans le discours et tout ce qu’il fallait en terme d’indicateurs pour que ce soit transposable.

La partie cartographie était en fait une piqure de rappel. Nous souhaitions surtout activer les interfaces et les mobiliser sur ces notions.

Concrètement, pour le prochain séminaire, nous travaillons sur l’organisation humaine au niveau d’une fonction achats. On va en faire quelque chose de dynamique. Il faut que ça prenne la forme d’un marathon, l’équivalent d’une “performance” dans le domaine artistique. On veut créer la réactivité, provoquer des réactions. Ça veut dire jongler avec les intervenants, des exercices... Enfin, permettre de les pousser vers des objectifs.

Crop and co a bien compris nos objectifs. Nous ne sommes pas dans un registre de formation classique. Il faut faire des démonstrations, mais aussi un peu provoquer, créer la motivation et aiguiller un peu, susciter la réflexion. Ce qui a bien marché c’est le ton Crop and co ; pro, mais drôle et moderne. Après leur réactivité et leur souplesse, on a pu apprécier leur adaptation.

Que retenir de Crop and co et de leur méthode?

Ils sont une force pédagogique. Pas académique, mais avec des interventions efficaces, d’où l’excellent retour qu’on a pu avoir. À la différence de très gros cabinets, qui tentent de calquer des méthodes, et des écoles de management, trop loin de notre réalité avec une culture figée, trop théorique, Crop and co a assuré parfaitement le service après-vente jusqu’au bout. Ils connaissent le métier et le côté terre à terre. Ils sont dynamiques, mais pas stressants, le tout dans la fluidité. Ils avaient en face d’eux des gens qui viennent des quatre coins de France qui ont apprécié un cabinet compétent, avec du concret bien réel.

Travailler avec eux, c’est un partenariat intéressant et convivial.



 


Références