Le digital et les achats indirects, une grande problématique des organisations achats actuellement. Pour répondre à ce questionnement, Fabrice Ménelot est intervenu lors de a conférence achats de Lausanne le 26 septembre dernier.
Mais derrière ces quelques mots bien éloignés de la vision du cost killing pratiqués ces dernières années, quelles sont les principales actions à mettre en œuvre pour atteindre cet objectif ?
Quelle est notre vision de la création de valeur ?
- Dégager de la performance économique en se concentrant sur les enjeux majeurs.
- Faciliter la vie des utilisateurs et les aider à mieux faire leur métier.
- Analyser les risques fournisseurs et piloter efficacement les fournisseurs stratégiques.
- Contribuer à l’innovation et aider à la mise en place de pratiques achats responsables.
- Enfin communiquer et installer la culture achats. Nous sommes convaincus que le métier se développera en créant et partageant des réseaux de connaissances.
Nous vous proposons un lien pour télécharger notre livre blanc sur les 7 piliers d’une organisation
achats performante.
Les spécificités des achats indirects
La segmentation achats
Les achats indirects revêtent une spécificité notamment sur le grand nombre de familles achats et catégories.
Elles sont particulièrement nombreuses et les informations contenues dans les systèmes d’information financier généralement sont peu utiles pour les équipes achats.
Des achats non critiques voire leviers selon Kraljic !
En très grande partie les achats indirects sont rarement des achats de catégories stratégiques.
Les acheteurs adaptent donc leurs pratiques achats à cette typologie.
De très nombreux utilisateurs avec un centre d’achats quelquefois sans décideurs
Pour un grand nombre de familles d’achats, il y a souvent de très nombreux utilisateurs au sein de l’entreprise ; par exemple tout ce qui concerne les catalogues, fournitures de bureau, fournitures informatiques, consommables…
Et pour un certain nombre de ces familles achats, il n’existe pas toujours de décideurs au sein du centre d’achats ; exemple la reprographie.
Une attractivité auprès du marché fournisseurs
Pour autant les fournisseurs s’intéressent naturellement aux acheteurs de ces catégories. Il suffit de regarder leurs sollicitations et leurs envies récurrentes de rencontrer ces acheteurs.
Des acheteurs qui continuent d’apprendre
Enfin ces catégories d’achats souvent confiés à des acheteurs débutants ou récemment diplômés qui apprennent le métier.
Quelques constats auprès des entreprises et organisations publiques
Nous sommes amenés très régulièrement à étudier le fonctionnement et donc les meilleures pratiques des organisations achats.
Nous vous proposons quelques constats partagés sur le traitement de ces achats indirects.
Un manque de temps
les acheteurs ont généralement peu de temps pour réaliser la majeure partie de leurs activités.
Naturellement ceci impact le temps consacré à la gestion des achats indirects.
De très (trop) nombreuses données
Potentiellement les acheteurs disposent désormais d’un nombre important d’informations concernant ses achats indirects ; que ce soit les données de consommation, de chiffre d’affaires, de prix, d’utilisation, etc…
Pour autant ces données ne sont pas facilement accessibles et par conséquent les acheteurs se retrouvent moins bien dotés que les fournisseurs quand il s’agit
d’analyser ces informations et de les utiliser dans leurs processus métiers.
Des outils et des solutions pas adaptées … merci Excel 😉
Les outils financiers tels que les ERP ne sont pas toujours très adaptés pour gérer ces catégories de dépenses.
L’acheteur est donc souvent un peu démuni pour travailler de manière efficace sur ces sujets.
Heureusement il trouve en Excel un outil bureautique qui lui permet d’avancer 😉 mais qui a aussi ses limites.
Pas de stratégies familles achats et de plans d’actions formalisés
Rarement nous rencontrons des équipes achats ayant décrit et formaliser les stratégies de familles d’achats de ces catégories.
C’est le même constat pour les plans d’actions.
Des accords fournisseurs … non respectés
Enfin et pour les raisons vues ci-dessus, les fournisseurs constatent régulièrement des écarts entre les contrats initiés par les acheteurs et la réalité de leur utilisation .
C’est le cas notamment des contrats cadres.
Découvrez également le témoignage de Hugues Poissonnier, présent lors de la Conférence sur les Achats Indirect du 26 septembre 2019 : cliquer ici ainsi que le site internet de Procure qui a organisé cette manifestation : https://www.procure.ch/fr/
Alors le digital cela change quoi pour les achats ?
Oui, nous y sommes ; nous disposons aujourd’hui des premiers retours d’expériences d’organisations achats ayant choisi de digitaliser une grande partie de leurs processus métiers. Nous parlons bien ici de processus achats et non d’activités d’approvisionnement.
Quelques exemples concrets permettant aujourd’hui d’améliorer la performance et donc le traitement des achats directs.
Le big data
Les solutions logicielles permettent désormais de traiter de très nombreuses données et de les organiser afin de rendre disponible ces informations pour les acheteurs.
L’open data
Il existe désormais de plus en plus de données disponibles à tous ; c’est l’open data. Et en plus, elles sont gratuites !
C’est très intéressant pour notre métier d’achats, car la bonne utilisation de ces informations va permettre d’orienter certaines décisions, certaines actions.
Machine learning
Nous commençons à voir certaines solutions qui proposent grâce à leurs algorithmes le traitement et l’enrichissement de certaines informations.
C’est naturellement une piste très intéressante pour les organisations achats ; exemple pour la cartographie des dépenses et la segmentation des familles achats.
RPA
Enfin certaines sociétés se sont spécialisées dans la création de robots pour adresser certaines tâches ou certains flux de données à automatiser.
Là aussi vraisemblablement et dans un futur proche nous disposerons de pistes pour gagner du temps.
Le digital va également permettre d’améliorer et d’accélérer la collaboration entre les différents acteurs d’un dossier achats.
Les exemples sont maintenant nombreux de ces solutions collaborative.
Découvrez la plateforme de pilotage et de management des achats OKAVEO.
Nous terminons cette partie digitale en insistant à nouveau sur le rôle crucial du directeur achat qui doit disposer d’une vision claire de la bonne utilisation des solutions digitales au service de sa politique achats.
Rappelez-vous l’intelligence artificielle n’existe pas !
Si vous voulez en savoir plus sur ce point, nous vous conseillons cette lecture.
Lorsque nous entendons IA, nous préférons parler d’intelligence de l’acheteur 😉
À retenir, les sept changements visibles que vous pouvez engager dès maintenant
- La réalisation d’une segmentation achats efficace.
- A partir de la cartographie des dépenses identifiées, identifier les enjeux majeurs, définir les stratégies de familles d’achats et construire les plans d’actions achats.
- Se concentrer sur les enjeux majeurs.
- Définir un programme pour éliminer les tâches à très faible valeur ajoutée : mieux gérer son temps.
- Déléguer et externaliser les sujets et dossiers à faibles enjeux.
- Penser à ses clients en leur rendant la vie joyeuse 😉
- Enfin manager, piloter, décider et surtout communiquer.
Notre équipe d’experts est prête à échanger avec vous sur les différentes problématiques que vous pouvez rencontrer au sein de votre organisation.
